fbpx

Referanse - Vinhuset

Introduksjon  

Vinhuset ble etablert i 1996 og er en del av ASKO og NorgesGruppen. De er markedsledende på engrossalg av vin og brennevin mot HoReCa-markedet i Norge. De har et godt og spennende arbeidsmiljø, og hele deres organisasjon er bygget opp rundt å utvikle unike tjenestetilbud for sine kunder og leverandører. 

Utfordringen

Vinhuset AS skal flytte sitt lager fra Kalbakken til Vestby, og har behov for å forsterke sin prosjektorganisasjon for å sikre gjennomføring innenfor de stramme tidsrammene som er satt.  

Lean Logistikk fikk rollen som prosjektleder for flytting og etablering av nytt lager for Vinhuset AS. Denne rollen inkluderte overordnet planlegging, oppfølging og kvalitetssikring av aktiviteter som utarbeidelse av lagerlayout, lagerprosesser og utstyrsbehov. Gjennomføring av analyser, utarbeidelse av flytteplan, samt støtte for gjennomføring av fysisk flytt og oppstart av nytt lager. 

Løsning og gjennomføring  

1. Kick-off og prosjektorganisering

Prosjektet startet med kick-off sammen med alle deltakere fra Ledergruppen, teamledere og representanter fra ASKO konsern. Målet med kick-off er å gi god informasjon til de involverte, forankre en prosjektorganisering, se nærmere på suksesskriterier og kjøreregler, sette fremdriftsplan og kommunikasjonsplan og gjennomføre en risikoanalyse. 

 2. Gjennomføring av fremdriftsplan

Når prosjektet startet, var den primære utfordringen tidslinjen, hvor lager- og reoldesign måtte gjennomføres med svært korte frister, siden bygget allerede var under oppføring. Prosjektet har hatt mange arbeidsspor med tett koordinering mot byggeprosjektet, tenderprosess og valg av reolleverandør, etablering av nye arbeidsprosesser, sikkerstilling av IT-løsninger, logistikk- og transportplanlegging, rekruttering og endringsledelse, flytteplanlegging og vareplassering har blitt gjennomført i rekordfart! 

Andreas og Trond var ansvarlig for prosjektet fra Lean Logistikk

3. Involvering og kommunikasjon

For at vi skulle lykkes i dette prosjektet var vi avhengig av en aktiv organisasjon. En organisasjon som skal gjennomføre store prosjekter vil ha behov for å tilføre erfaring, kompetanse og kapasitet.  

Det har vært mye fokus på involvering og god kommunikasjonsflyt i organisasjonen under prosjektet, med overordnede og detaljerte planer, som har sikret fokus på viktige detaljer og avlastet ressurser med «alt man må tenke på». Fast møtestruktur med ukentlig prosjektmøter, flyttemøter og overordnet rapporteringsmøter med CEO, i tillegg til ad-hoc møter etter behov. 

Vinhuset har et særdeles godt arbeidsmiljø, med inspirerende og motiverende kultur, og godt samhold og bra driv i prosjektet. Dette sikret en kraftig mobilisering når det nærmet seg den fysiske lagerflytten. Bred involvering og engasjementet i organisasjonen var mye av grunnen til suksess.  

 

4. Fysisk flytt og oppstart på ny lokasjon

Den overordnede flytteplanen ble etablert tidlig i prosjektet og ble jevnlig revidert, noe som gav en god modningsprosess mot selve flytteaktivitetene. Vinhuset gjorde gode forberedelser for å sikre drift i perioden, og vi styrte volumer godt. Nødvendige beslutninger som cut/off tider og leveranse av skaffevarer ble tatt i god tid og kommunisert ut i markedet. I tillegg ble flyttemetodikken godt forankret, og var basert på praktisk logikk og de systemmulighetene som var tilgjengelig 

Planlegging av selve flytteaktiviteten ble ivaretatt av detaljerte sjekklister. Dette holdt kontroll på alle detaljer og sikret god involvering og motivasjon under flyttehelgen  

Informasjon til organisasjonen i forkant av flyttehelgen ble intensivert, og sørget for at organisasjonen var godt forberedt før selve flyttehelgen. Det var en veldig positiv stemning blant alle som deltok i flytten, samt godt fokus på det sosiale, hvor vi hadde lykkes med planer og organisering. Det var gjort veldig gode vurderinger rundt arbeidstider og arbeidsmengde.

Vinhuset sin nye lokasjon i Vestby

 Resultater

  • Prosjektet hadde preg av en ekstremt kort tidslinje, fra etablering av prosjektet til gjennomføring. Prosjektet ble etablert direkte inn mot et pågående byggeprosjekt, hvor grunnlag for det videre arbeidet måtte tas frem for å sikre en totalløsning som skal danne grunnlaget for Vinhusets videre suksess med egen logistikk.

  • Prosjektet har innfridd store krav til Vinhusets organisasjon, hvor man på kort tid har vært nødt til å tenke igjennom hele sin logistikk og prosesser, slik at man kunne lande en design av nytt lager som også ivaretar vekst og endringer.

  • Prosjektet har håndtert mange avvik og utfordringer underveis, blant annet bytte av reolleverandør på et kritisk tidspunkt og svært krevende brannkonsept som var tid- og ressurskrevende.

  • Prosjektet opplevde en organisasjon som har vokst med oppgaven og vist en stor vilje til å lykkes. Samspillet mellom prosjekt og organisasjon har vært nøkkelen til suksess, og den fysiske lagerflytten ble gjennomført uten nevneverdige avvik.

  • Første periode med drift var en suksess, og ingen kunder hadde negative konsekvenser av selve flytteprosessen. 
 

“Lean Logistikk har tilført prosjektet den nødvendige spisskompetansen og kapasiteten som prosjektet trengte for å komme i mål. Sammen med vår organisasjon, har Lean Logistikk hjulpet oss å gjennomføre et effektivt flytteprosjekt uten at det har påvirket våre kunder. Vi har klart å opprettholde imponerende tidsplaner og sikret uavbrutt kvalitet gjennom hele prosessen!”  

 Stig Werner Jørgensen, CEO for Vinhuset AS 

Ønsker du å vite hvordan vi i Lean Logistikk kan hjelpe din bedrift med slike prosjekt?