Faun Gruppen Referanse-prosjekt: "Grønne Lys"
Introduksjon
Prosjekt: Grønne Lys-initiativet hos Faun Gruppen
Kunde: Faun Gruppen AS
Bransje: Bygg og eiendom
Problemstilling
- Faun Gruppen er Norges største produsent av fritidsboliger. Selskapet består av flere hytteselskaper som alle hadde ulike prosesser fra salg til overlevering. Dette førte til ineffektiv kommunikasjon, høy risiko for feil, en fragmentert kundeopplevelse og unødvendige forsinkelser.
- Prosessene var iterative og i stor grad basert på manuelle Excel-ark. Det fungerte greit i liten skala, men ble raskt tungvint og uoversiktlig når antall hytter økte. Resultatet ble at man ikke klarte å skalere virksomheten i takt med veksten, og prosjektene ble både mer sårbare og mindre effektive.
- Gammelt ERP system
Mål
- Standardisere prosessene på tvers av hytteselskapene (Familiehytta, Nordlyshytter
og Telemarkhytter) - Få en felles og effektiv prosjektprosess med tydelige milepæler
- Erstatte manuelle Excel-ark med et moderne CRM (D365 CE)
- Implementere nytt ERP system (D365 FO) og sikre at system, prosesser og organisering hang sammen
- Sikre bedre oversikt og prosjektkontroll, inkludert økonomi
- Forbedre kundereisen og kommunikasjon
- Øke graden av automatisering og systemintegrasjon
- En versjon av dokumentasjon lagret på ett sted
Løsningen
- Prosjektet startet med en full kartlegging og standardisering av prosessen etter Lean-metodikk. Dette resulterte i en felles beste-praksis-modell som alle selskapene tok i bruk.
- CRM ble deretter tilpasset den nye prosessen, med klare sperrer for å sikre at neste steg ikke kunne påbegynnes før alle kriterier var oppfylt. Det ble etablert “Grønne Lys” – 18 definerte milepæler som gjorde prosessen oversiktlig både for ansatte og kunder.
- Ukentlige møter i plattformprosjektet mellom prosjektene for ERP og CRM for å sikre riktig løsning og fremdrift.
- CRM integrert med nytt ERP
- Videre ble løsningen utvidet til Grønne Lys 2.0, som inkluderte:
- Detaljert byggefase inn i CRM
- Integrasjoner mot SmartDok med timeregistrering, HMS/KS på prosjekt
- Integrasjoner mot nettsideleverandører for innsamling av leads
- Power BI-rapporter for ledelse og prosjektstyring
- Forprosjekt med “Kundens Min Side” på nett, for selvbetjening og bedre dialog.
Resultater
Faun Gruppen oppnådde:
- Standardiserte prosesser og maler på tvers av selskapene
- Full oversikt over prosjekter, kontrakter, regnskap og backlog
- Økt automatisering og digital systemstøtte
- Redusert feilrate og bedre flyt i gjennomføringen
- Mer enhetlig kundereise og høyere kundetilfredshet
- Bedre samarbeid mellom avdelinger og selskaper
- Alle dokumenter og kommunikasjon blir lagret på prosjekt
- Bedre datagrunnlag for statestikk og styringsdata
- Bedre sporbarhet
Fremtidige steg etter endt oppdrag:
- Videre utrulling av løsningen til Øverbygg
- Økt bruk av Power BI for ledelsesinformasjon
- Fortsatt forbedring og automatisering av prosesser
- Utvidelse av CRM-funksjonalitet og integrasjoner
Konklusjon
Gjennom standardisering og digitalisering av prosesser har Faun Gruppen gått fra fragmenterte rutiner og manuelle Excel ark til en helhetlig og kundevennlig prosjektmodell. “Grønne Lys”-initiativet har gitt selskapet bedre styring, mer effektiv gjennomføring og en tydelig plattform for videre vekst og profesjonalisering.
Tilbakemelding fra kunden
«Faun Gruppen er meget fornøyd med Lean Logistikk sin oppdragsforståelse og profesjonelle prosjektgjennomføring. Resultatet har dannet er godt grunnlaget for videre oppskalering og utvikling av vår drift. Vi takker for jobben som er gjort, og gir våre beste anbefalinger.»